In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie virtuelle Events in klar.land erstellen und auch Livestreams einrichten können.
Einige typische Beispiele für Events sind:
- Webinare
- Anwenderschulungen
- virtuelle Events mit vielen Zuschauern oder wenigen Teilnehmern
- Workshops mit gegenseitigem Austausch
- uvm.
Grundsätzliche Einrichtung: Event anlegen
Gehen Sie in den Workspace, in dem das Event angelegt werden soll, und klicken Sie auf das Burger-Menü oben rechts.
Es öffnet sich das seitliche Menü. Wählen Sie hier den Punkt Auswahl > Events
und klicken Sie dann im nun geöffneten Fenster auf das Plus-Symbol, um ein neues Event zu erstellen.
Event-Typ: Conference oder Broadcast?
Zunächst müssen Sie wählen, ob Sie das Event als „conference“ oder als „broadcast“ anlegen wollen.
Beim Typ „conference“ sehen sich alle Teilnehmer gegenseitig und können miteinander interagieren.
Beim Typ „broadcast“ wird ein Stream angelegt, der von unbegrenzt vielen Menschen gesehen werden kann. Die Zuschauer sind hierbei jedoch nicht sichtbar. Für diese Streaming-Broadcasts wird eine eigene Software benötigt, zum Beispiel OBS, Streamyard oder aber auch klar.land.
Die beiden Event-Typen lassen sich auch verbinden. Wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter in dem Stream präsentieren sollen, wird für die internen Mitarbeiter eine „conference“ angelegt, so dass diese alle sichtbar sind und ihre Inhalte zeigen können. Das Bild aus dieser „conference“ wird dann in das „broadcast“-Event übertragen, wo die externen Teilnehmer nur zuschauen.
Conference
Wir betrachten zunächst die Einrichtung einer „conference“. Für den Typ „broadcast“ gelten die meisten folgenden Erläuterungen ebenso, zu den Besonderheiten finden Sie weiter unten mehr Informationen.
Name:
Vergeben Sie einen sinnvollen Namen für Ihre Veranstaltung, mit dem auch Menschen außerhalb Ihres Unternehmens etwas anfangen können.
Reihenfolge:
Hier können Sie festlegen, an welcher Stelle im Workspace die Event-Kachel angezeigt wird.
Uuid:
Diese wird automatisch festgelegt und kann nicht geändert werden. Sie dient der eindeutigen Identifizierung des Events für Kalendereinträge und ggf. auch für den Support und Anbindung von Zapier.
Subtitel:
Dieser erscheint auf der Kachel mit dem Namen darüber.
Beschreibung:
Dieser Text ist sichtbar, wenn man das i auf der Kachel anklickt.
Kurzbeschreibung:
Dies ist der Text, der in einer Einladungsmail verwendet wird.
Start Zeit:
Diese Information wird für den Eintrag in den Kalender bzw. die ics-Datei genutzt und auch in der Einladungs-E-Mail an Ihre Teilnehmer. Es ist allerdings möglich, die Konferenz zu einem anderen Zeitpunkt zu starten.
Dauer in Minuten:
Legen Sie hier die voraussichtliche Dauer Ihres Events fest. Diese Angabe dient nur der Information bzw. Planung. Das Event dauert so lange, bis der Host es beendet.
Vorschaubild:
Hier können Sie ein Bild verlinken, das auf der Kachel angezeigt wird. Wenn Sie also die Bild-URL kennen, zum Beispiel weil es auf Ihrer Webseite liegt, können Sie hier den Link angeben.
Alternativ können Sie es als „Hintergrundbild“ von Ihrem PC oder aus der Cloud laden.
Teilnehmerlimit:
Hier können Sie die maximale Anzahl der Teilnehmer festlegen. Wenn diese Zahl erreicht ist, bekommen Nutzer, die sich anmelden wollen, eine E-Mail-Benachrichtigung, dass das Event bereits ausgebucht ist. Die Nachricht enthält eine Möglichkeit, den Veranstalter zu kontaktieren. Ebenso erhalten Sie als Administrator bzw. Ersteller des Events die Information, dass es einen Anmeldeversuch gab. So können Sie im Einzelfall entscheiden, ob Sie die Teilnahme noch ermöglichen wollen.
Kontrollkästchen unten
Öffentlich:
Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, ist das Event für alle Nutzer zugänglich, die Zugang zu diesem Workspace haben. Falls der Workspace selbst „public“ ist, wären das alle Nutzer mit Zugang zu Ihrem Firmenauftritt in klar.land. Falls die Firma selbst „public“ ist, könnten alle klar.land-Nutzer dem Event beitreten.
Wenn Sie den Haken bei „öffentlich“ entfernen, erscheint die Möglichkeit, Teilnehmer individuell einzuladen. Sie können über die Suchfunktion Nutzer finden (über den Namen oder Tags), sie mit dem Kontrollkästchen hinter dem Namenseintrag markieren und über das Speicher-Symbol hinzufügen. Diese Teilnehmer erhalten nun automatisch eine Einladung.
Wir empfehlen, die Einrichtung des Events abzuschließen, bevor Sie Teilnehmer hinzufügen.
Gruppenchat anzeigen:
Dies erstellt automatisch einen Gruppenchat zu diesem Event. So können sich die Teilnehmer untereinander austauschen. Vor allem bei größeren Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, dies zu deaktivieren.
Kacheln anzeigen:
Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn automatisch eine Kachel für dieses Event angelegt werden soll. Automatische Event-Kacheln stehen immer ganz vorne. Die oben gewählte Reihenfolge bezieht sich also in diesem Fall nur auf die Sortierung verschiedener Event-Kacheln.
Alternativ können Sie die Kachel selbst im Home-Bereich erstellen. Dann sind Sie ganz frei, an welcher Stelle Sie diese einfügen.
Benutzer einladen:
Bitte setzen Sie hier den Haken erst, wenn Sie mit der Einrichtung des Events fertig sind. Es wird eine automatische Einladung an alle Nutzer gesendet, die in diesem Workspace als User angelegt sind.
Anmeldung hinzufügen:
Mit dieser Funktion erhalten Sie mehr Einblick darüber, wie viele Menschen zu Ihrem Event kommen werden. Teilnehmer müssen sich über die Kachel oder einen Bestätigungslink in der Einladungs-E-Mail anmelden. Wenn Sie ein Teilnehmerlimit eingerichtet haben, zählt das System die verbleibenden Teilnehmer und meldet das Event als voll, sobald das Limit erreicht ist. Die Person bekommt eine entsprechende E-Mail mit der Möglichkeit, den Organisator zu kontaktieren und ggf. auf eine Warteliste zu kommen.
Teilnehmer anzeigen:
Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, werden die registrierten Teilnehmer mit ihrem Profilfoto und ihrem Namen auf der Kachel angezeigt.
Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.
Kachel für das Event im Workspace
Wenn Sie automatisch eine Kachel erstellen lassen, ist diese nach dem Speichern des Events im Workspace sichtbar.
Auf der Kachel selbst stehen folgende Informationen: Datum und Uhrzeit, Titel und Subtitel. Außerdem sehen Sie hier die Teilnehmer, wenn Sie diese Funktion aktiviert haben. Bei Klick auf das (i)-Symbol in der rechten oberen Ecke der Kachel öffnet sich ein Fenster, in dem die Beschreibung und die Kurzbeschreibung sichtbar sind. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, das Event zu Ihrem Kalender hinzuzufügen.
Konferenz moderieren
Als Host der Videokonferenz stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung, die normale Teilnehmer nicht sehen. Mehr dazu lesen Sie im Tutorial „Videokonferenz“.
- Einstellungen
- Sicherheitsoptionen
- Aufnahme starten/stoppen
- Livestream starten/stoppen (siehe unten „Broadcast“)
- Breakout-Räume einrichten
- Lobby aktivieren
- Teilnehmer sehen
- Stummschalten
Broadcast
Grundsätzlich erfolgt die Einrichtung eines „broadcasts“ analog zur „conference“.
Für die Streaming-Broadcasts gibt es die zusätzlichen Felder „Stream URL“ und „Stream Token“.
Diese werden durch einen Klick auf den Button „Token erstellen“ ausgefüllt.
Die Streaming-URL und den Token benötigen Sie für die externe Streaming-Software.
Wenn Sie in Klar.land eine Konferenz erstellen, die Sie in das „broadcast“-Event streamen, brauchen Sie nur die Streaming-URL, da diese den Token-Code bereits enthält.
Broadcast-Livestream in Konferenz
Sie können einen „broadcast“ und eine „conference“ verbinden, wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter in dem Stream präsentieren sollen. Legen Sie in diesem Fall eine Konferenz für Ihre Kollegen an, damit diese sichtbar sind und ihre Inhalte zeigen können. Das Bild aus dieser „conference“ wird dann in das „broadcast“-Event übertragen, wo die externen Teilnehmer nur zuschauen.
Kurz vor Beginn des Livestreams starten Sie eine Konferenz mit allen Nutzern, die etwas präsentieren oder sichtbar sein sollen.
Klicken Sie nun auf die drei Punkte im Menü am unteren Bildschirmrand und wählen Sie „Livestream starten“.
Nun öffnet sich ein Eingabefeld, in das sie die Streaming-URL hinein kopieren. Klicken Sie nun auf den Button „Livestream starten“.
Nach kurzer Zeit erhalten Sie eine Mitteilung, dass der Livestream gestartet wurde.
Die Betrachter des Streams sehen jeweils nur die Hauptkamera der Konferenz, also den bzw. die aktiven Sprecher oder den geteilten Bildschirm. Die Streaming-Zuschauer selbst sind nicht zu sehen und sie haben auch keine Funktionen wie Chat, Bildschirm teilen etc.
Die Kachel mit der Konferenz ist nur für die eingeladenen Teilnehmer der Konferenz sichtbar. Dies ist sozusagen der „Bühneneingang“ für alle Redner Ihrer Veranstaltung.
Broadcast streamen
Nutzer, die den Broadcast streamen wollen, klicken auf die entsprechende Broadcast-Kachel und bekommen dann das Live-Videobild der Videokonferenz oder z. B. das OBS-Videobild eines Redners/Präsentators zu sehen.
Broadcast aufzeichnen
Aktuell ist es für Nutzer leider noch nicht möglich, eine Videokonferenz aus dem System bei gleichzeitigem Stream aufzuzeichnen. Sie können jedoch innerhalb von vier Wochen nach dem Event die Aufzeichnung der Livestreams bei uns anfragen und wir stellen sie Ihnen gerne zur Verfügung. Wenn Sie wollen, können Sie diese Aufzeichnung dann als Dokument in Ihrem Workspace hochladen und so den Teilnehmern oder anderen Nutzern zugänglich machen.