En tant qu’administrateur d’une entreprise, tu as dès le départ les droits globaux de modifier l’entreprise et son contenu. Pour te simplifier le travail avec plusieurs espaces de travail et utilisateurs, nous avons créé différents rôles qui peuvent être attribués à des utilisateurs sur la plateforme dans un espace, ce qui permet à plusieurs collaborateurs de s’occuper des contenus, des clients et des partenaires.
Nous expliquons ici comment les espaces de travail sont configurés et quelles sont les possibilités lors de la configuration.
Les droits dans un espace de travail définissent le rôle de chaque utilisateur, que nous allons expliquer plus en détail ici.
OWNER
Dès que quelqu’un est activé comme « propriétaire », cet utilisateur obtient en plus le droit de faire des ajustements au niveau de l’entreprise et de créer d’autres espaces de travail/domaines. Dans ces espaces de travail nouvellement créés, l’utilisateur qui les a créés est aussi automatiquement le premier propriétaire.
Les propriétaires possèdent des droits transversaux. Tous les utilisateurs avec des droits inférieurs peuvent être modifiés par les propriétaires. Les propriétaires entre eux ont cependant le même statut et peuvent également se restreindre mutuellement les droits et les modifier.
Un exemple : le propriétaire 1 a la possibilité de retirer le propriétaire 2 d’un espace de travail ou de lui donner des droits inférieurs dans cet espace de travail. Un propriétaire n’est pas automatiquement propriétaire de chaque espace de travail d’une entreprise, de sorte que d’autres propriétaires conservent tout de même le droit de modifier les données de l’entreprise s’ils sont encore propriétaires d’un autre espace de travail.
ÉDITEUR
Un éditeur a accès à l’administration dans un espace de travail, peut modifier les droits des visiteurs et les données de l’espace de travail. Les éditeurs peuvent mettre en place des événements, ajouter du contenu et modifier toutes les informations et le contenu dans un espace de travail. L’éditeur est le plus approprié pour s’occuper d’un espace client, partenaire ou collaborateur et pour gérer les contenus qui s’y trouvent.
Les éditeurs ne peuvent pas accéder aux détails de l’entreprise ou modifier les droits des OWNERN. Les éditeurs peuvent toutefois modifier les droits d’autres éditeurs.
LECTEUR
Les visiteurs qui peuvent accéder au contenu sont des lecteurs. S’il s’agit d’une entreprise publique et d’un espace de travail public, tous les utilisateurs ont accès à cet espace de travail et il n’est pas nécessaire de configurer des lecteurs. Dès qu’un espace de travail est « privé », il faut ajouter des utilisateurs ou ceux-ci s’inscrivent eux-mêmes pour utiliser l’espace de travail.
INVITED
Les utilisateurs qui s’enregistrent pour accéder à un domaine particulier, c’est-à-dire qui demandent activement l’accès, sont marqués comme « INVITED ». En tant que propriétaire/éditeur d’un espace de travail, tu seras alors automatiquement averti qu’un nouvel utilisateur a demandé l’accès et tu pourras lui attribuer un autre statut de droit après ta vérification individuelle. Tant que l’utilisateur est marqué comme « INVITED », il ne peut pas encore accéder à l’espace de travail.
Ce statut est important, par exemple, lorsque tu crées des zones internes ou des zones de partenaires auxquelles tu ne veux pas que tout le monde puisse accéder sans vérification.
Dans la mesure où tu modifies les droits du visiteur, celui-ci sera automatiquement informé de la modification par e-mail, ce qui lui permettra de se connecter à nouveau pour accéder à ton contenu.
GUEST
Les droits d’invité s’appliquent aux espaces de travail privés qui sont configurés de manière à ce que les visiteurs aient accès au contenu directement après s’être inscrits dans cet espace de travail. Tu peux ainsi vérifier quels sont les utilisateurs que tu connais déjà et que tu considères comme des lecteurs, et quels sont les visiteurs qui sont arrivés chez toi par ce biais.
Le statut d’invité peut également être utilisé lorsqu’une entreprise souhaite mettre certains contenus à la disposition de tous sans les vérifier. Par exemple, en créant un lien à partir d’une page de destination. Pour configurer cet accès général, il faut cocher la case « Autoriser l’accès à l’invitation » dans les détails de l’espace de travail (« Sélection > Détails » dans le menu latéral). Ainsi, toute personne connaissant le lien et s’y inscrivant devient automatiquement un « guest ».
