Als beheerder van een bedrijf heb je vanaf het begin de overkoepelende rechten om het bedrijf en de inhoud ervan te bewerken. Om het makkelijker voor je te maken om met meerdere workspaces en gebruikers te werken, hebben we verschillende rollen gecreëerd die kunnen worden toegewezen aan gebruikers op het platform in één ruimte, zodat je de content, klanten en partners met meerdere medewerkers kunt beheren.
We leggen hier uit hoe de workspaces worden ingesteld en welke opties er zijn om ze in te stellen.
De rechten in een werkruimte definiëren de rol van de betreffende gebruiker, die we hier verder zullen uitleggen.
EIGENAAR
Zodra iemand is geactiveerd als “eigenaar”, krijgt deze gebruiker ook het recht om aanpassingen te maken op bedrijfsniveau en om meer werkruimten/gebieden aan te maken. In deze nieuw aangemaakte werkruimten is de gebruiker die ze heeft aangemaakt automatisch de eerste eigenaar.
Eigenaren hebben overkoepelende rechten. Alle gebruikers met lagere rechten kunnen worden gewijzigd door eigenaren. Eigenaren hebben onderling echter dezelfde status en kunnen elkaars rechten ook beperken en bewerken.
Bijvoorbeeld: Eigenaar 1 heeft de mogelijkheid om Eigenaar 2 te verwijderen uit een werkruimte of om hem lagere rechten te geven in deze werkruimte. Een eigenaar is niet automatisch eigenaar in elke werkruimte van een bedrijf, zodat andere eigenaren nog steeds het recht hebben om bedrijfsgegevens te bewerken als ze nog steeds eigenaar zijn in een andere werkruimte.
EDITOR
Een redacteur heeft toegang tot de administratie in een werkruimte, kan de rechten van bezoekers en de gegevens van de werkruimte bewerken. Redacteuren kunnen evenementen opzetten, inhoud toevoegen en alle informatie en inhoud in een werkruimte bewerken. De editor is het meest geschikt voor het beheren van een klanten-, partner- of medewerkersgedeelte en de inhoud daarvan.
Redacteuren hebben geen toegang tot bedrijfsgegevens of kunnen de rechten van EIGENAAREN niet bewerken. Redacteuren kunnen echter wel de rechten van andere redacteuren wijzigen.
LEZER
Bezoekers die toegang hebben tot de inhoud zijn lezers. Als het een openbaar bedrijf en een openbare werkruimte is, hebben alle gebruikers toegang tot deze werkruimte en hoeven er geen lezers te worden ingesteld. Zodra een werkruimte “privé” is, moeten gebruikers worden toegevoegd of zichzelf registreren om de werkruimte te kunnen gebruiken.
GEZOCHT
Gebruikers die zich registreren voor toegang tot een bepaald gebied, d.w.z. actief toegang aanvragen, worden gemarkeerd als “INVITED”. Als eigenaar/beheerder van een werkruimte krijg je dan automatisch een melding dat een nieuwe gebruiker toegang heeft aangevraagd en kun je hem of haar, na een individuele controle, een andere rechtenstatus geven. Zolang de gebruiker gemarkeerd is als “INVITED”, heeft hij nog geen toegang tot de werkruimte.
Deze status is bijvoorbeeld belangrijk als je interne gebieden of partnergebieden maakt waar niet iedereen ongecontroleerd toegang toe mag hebben.
Als je de rechten van de bezoeker wijzigt, wordt de bezoeker automatisch per e-mail op de hoogte gebracht van de wijziging zodat hij/zij opnieuw kan inloggen om toegang te krijgen tot je inhoud.
GAST
Gastrechten zijn effectief voor privéwerkruimten die zo zijn ingesteld dat bezoekers direct toegang hebben tot de inhoud nadat ze zich in deze werkruimte hebben geregistreerd. Zo kun je controleren welke gebruikers je al kent en classificeert als lezers en welke bezoekers op deze manier bij je terecht zijn gekomen.
De Guest status kan ook worden gebruikt als een bedrijf bepaalde inhoud voor iedereen beschikbaar wil maken zonder deze te controleren. Bijvoorbeeld door te linken vanaf een landingspagina. Om deze algemene toegang in te stellen, moet het selectievakje “Toegang verlenen op uitnodiging” worden ingesteld in de details van de werkruimte (“Selectie > Details” in het zijmenu). Dit betekent dat iedereen die de link kent en zich daar registreert automatisch een “gast” wordt.
