Als Administrator einer Firma haben Sie von Beginn an die übergreifenden Rechte, die Firma und deren Inhalte zu bearbeiten. Um Ihnen die Arbeit mit mehreren Workspaces und Nutzern zu vereinfachen, haben wir verschiedene Rollen erstellt, welche Nutzern auf der Plattform in einem Bereich zugeordnet werden können, um so mit mehreren Mitarbeitern die Inhalte, Kunden und Partner zu betreuen.
Wie die Workspaces eingerichtet werden und welche Möglichkeiten es bei der Einrichtung gibt, erklären wir hier.
Die Rechte in einem Workspace definieren die Rolle des jeweiligen Nutzers, welche wir hier weiter erklären wollen.
OWNER
Sobald jemand als „Owner“ aktiviert wird, bekommt dieser Nutzer zusätzlich noch das Recht, Anpassungen auf Unternehmensebene vorzunehmen und weitere Workspaces/Bereiche zu erstellen. In diesen neu erstellten Workspaces ist der Nutzer, welcher sie erstellt hat, automatisch auch zunächst Owner.
Owner besitzen übergreifende Rechte. Alle Nutzer mit geringeren Rechten können durch Owner verändert werden. Owner untereinander haben jedoch den gleichen Status und können sich gegenseitig ebenfalls in den Rechten wieder einschränken und bearbeiten.
Ein Beispiel: Owner 1 hat die Möglichkeit, Owner 2 aus einem Workspace zu entfernen oder ihm in diesem Workspace geringere Rechte zu geben. Ein Owner ist nicht automatisch in jedem Workspace eines Unternehmens Owner, so dass weitere Owner dennoch auch das Recht behalten, Unternehmensdaten zu bearbeiten, sofern sie noch Owner in einem anderen Workspace sind.
EDITOR
Ein Editor hat Zugriff auf die Administration in einem Workspace, kann die Rechte von Besuchern und die Workspace-Daten bearbeiten. Editoren können Events einrichten, Inhalte hinzufügen und alle Informationen und Inhalte in einem Workspace bearbeiten. Der Editor eignet sich am besten, um einen Kunden-, Partner- oder Mitarbeiterbereich zu betreuen und die Inhalte darin zu verwalten.
Editoren können nicht auf Unternehmensdetails zugreifen oder die Rechte von OWNERN bearbeiten. Editoren können jedoch die Rechte von anderen Editoren verändern.
READER
Besucher, welche auf die Inhalte zugreifen können, sind Reader. Sollte es sich um ein öffentliches Unternehmen und einen öffentlichen Workspace handeln, haben alle Nutzer Zugriff auf diesen Workspace und es müssen keine Reader eingerichtet werden. Sobald ein Workspace „privat“ ist, müssen Nutzer hinzugefügt werden oder diese registrieren sich selbst für die Nutzung des Workspaces.
INVITED
Nutzer, welche sich für den Zugriff zu einem bestimmten Bereich registrieren, also den Zugriff aktiv anfragen, werden als „INVITED“ markiert. Sie als Owner/Editor eines Workspaces werden dann automatisch darauf hingewiesen, dass ein neuer Nutzer den Zugriff angefragt hat und können ihn nach Ihrer individuellen Prüfung in einen anderen Rechtestatus versetzen. Solange der Nutzer als „INVITED“ markiert ist, kann er noch nicht auf den Workspace zugreifen.
Dieser Status ist z. B. wichtig, wenn Sie interne Bereiche oder Partnerbereiche erstellen, auf die nicht jeder ungeprüft zugreifen können soll.
Sofern Sie die Rechte des Besuchers ändern, wird der Besucher automatisch per E-Mail über die Änderung informiert, so dass er sich erneut einloggen kann, um auf Ihre Inhalte zuzugreifen.
GUEST
Guest-Rechte greifen bei privaten Workspaces, welche so eingerichtet sind, dass Besucher direkt nach Registrierung in diesem Workspace auch Zugriff auf die Inhalte erhalten. Damit können Sie prüfen, welche Nutzer Sie bereits kennen und als Reader einstufen und welche Besucher auf diesem Wege zu Ihnen gekommen sind.
Der Status Guest kann auch genutzt werden, wenn ein Unternehmen bestimmte Inhalte allen zur Verfügung stellen will, ohne sie zu prüfen. Zum Beispiel über die Verlinkung von einer Landingpage aus. Um diesen allgemeinen Zugang einzurichten, muss bei den Details des Workspaces („Auswahl > Details“ im Seitenmenü) der Haken bei „Zugriff auf Einladung gewähren“ gesetzt werden. Damit wird jeder, der den Link kennt und sich dort registriert, automatisch zum „Guest“.